La carta de preservación en un choque de camión Nombre cada registro. Envíela a cada uno que lo tenga.

Una carta de preservación es una solicitud por escrito, enviada poco después de un choque, que nombra pruebas específicas y le pide a cada empresa que las tiene que las conserve. En un caso de camión o de vehículo comercial, se envía a la empresa de transporte (motor carrier), a su aseguradora, al conductor, al dueño del vehículo y a quien tenga el vehículo. No obliga a nadie a entregar nada. Deja por escrito qué existe y a quién se le avisó.

Términos de la carta de preservación

Destinatarios de la carta

La carta se envía por separado a cada uno de los que tienen pruebas, porque cada uno responde solo por lo que tiene. Una sola carta al empleador del conductor no llega al expediente de mantenimiento de una compañía de alquiler ni al servidor de cámaras de una red de entregas.

• La empresa de transporte que opera el camión. Es la empresa cuyo nombre aparece en los dos lados de la cabina, después de las palabras "operated by" (operado por) si también aparece el nombre de otra empresa, según el 49 CFR 390.21T. Tiene los registros de horas, el expediente del conductor, los registros de mantenimiento y, normalmente, la telemática.
• La aseguradora de la empresa o su administrador de reclamos. Quien maneja el reclamo recibe una copia, para que la solicitud quede en el expediente del reclamo.
• El conductor. Un conductor guarda el registro de horas del día en curso y de los siete días anteriores según el 49 CFR 395.8(k)(2), y puede tener mensajes del despachador en un teléfono personal.
• El dueño o la compañía de alquiler, si es otro. Un camión alquilado por 30 días o menos puede mostrar el nombre y el número USDOT de la compañía de alquiler en lugar de los del operador, según el 49 CFR 390.21T(e). La compañía de alquiler tiene el contrato de alquiler y su propio expediente de mantenimiento.
• El dueño del remolque o del chasis. Un chasis de puerto lleva el nombre y el número USDOT de su proveedor en el lado de la acera o en los documentos de intercambio, según el 49 CFR 390.21T(g), y ese proveedor es otro poseedor de pruebas distinto.
• La red de entregas. En el caso de una camioneta de reparto, la red que maneja la aplicación y las cámaras es un poseedor de pruebas distinto de la empresa que emplea al conductor. El aviso sobre tecnología de cámaras (Camera Technology Notice) de Amazon dice que las grabaciones se suben a pedido solo "si todavía están disponibles" (traducción nuestra).
• El depósito de grúas o el lote de almacenamiento. A quien tiene físicamente el vehículo se le pide que no lo entregue, lo repare ni lo deseche antes de una inspección.

Contenido de la carta

La carta nombra cada cosa por sistema y por rango de fechas. Una solicitud de "todas las pruebas" es fácil de leer de forma limitada. Una solicitud que nombra el sistema de cámaras, la cuenta de telemática y las horas del viaje no lo es.

• El tractocamión, el remolque o la camioneta en el estado en que quedaron después del choque, con aviso previo antes de cualquier reparación, venta o entrega de cualquiera de las unidades.
• El módulo de control del motor y cualquier registrador de datos de eventos, que se descargan solo según un protocolo acordado y con las dos partes presentes.
• Los registros de horas de servicio del conductor y sus documentos de respaldo del viaje y de los días anteriores, incluidos los registros electrónicos originales y la copia de respaldo que exige el 49 CFR 395.22(i).
• El video de las cámaras delanteras, de cabina y laterales, los datos de telemática y GPS, y los documentos de despacho, mensajes y carga del viaje.
• Los registros de inspección, reparación y mantenimiento de cada unidad, los reportes de inspección diaria y el expediente de calificación del conductor.
• Los registros de pruebas de drogas y alcohol después del accidente, incluida cualquier razón por escrito de por qué no se hizo una prueba.
• La anotación en el registro de accidentes y cada reporte de accidente que exija un estado, una agencia o una aseguradora.
• En el caso de una camioneta de reparto, los datos de la ruta, los escaneos de paquetes y los registros de la aplicación, tanto de la empresa de entregas como de la red.

Plazos de conservación detrás de la carta

Las normas federales fijan plazos mínimos de conservación para algunos de estos registros y ninguno para otros. Estos son los mínimos de las Federal Motor Carrier Safety Regulations (las normas federales de seguridad para empresas de transporte), según el texto vigente del eCFR actualizado al 29 de septiembre de 2026; una empresa puede conservar cualquier registro por más tiempo.

Las fuentes, en orden: 49 CFR 395.8, 395.22, 396.11, 396.3, 390.15, 391.51 y 382.401. Los plazos propios de California para las empresas que operan solo dentro del estado, y los datos electrónicos que ninguna norma cubre, están en nuestra guía sobre las pruebas después de un choque con un vehículo comercial.

Efectos de la carta

La carta crea un registro de que se dio aviso. A los jurados de California se les puede dar una instrucción sobre las pruebas destruidas según la instrucción para el jurado CACI No. 204, que dice completa: "Pueden considerar si una de las partes ocultó o destruyó pruebas de manera intencional. Si deciden que una parte lo hizo, pueden decidir que esas pruebas habrían sido desfavorables para esa parte" (traducción nuestra). La instrucción se basa en el Código de Evidencia, sección 413. Una empresa que graba encima del video antes de que alguien lo pidiera tiene una explicación comercial común; una que lo graba encima después de que una carta nombró el sistema y las fechas tiene una explicación más difícil.

El mismo razonamiento se aplica a las sanciones en el intercambio de pruebas (discovery). El Código de Procedimiento Civil, sección 2023.030(f), prohíbe las sanciones, salvo circunstancias excepcionales, por datos electrónicos perdidos por "el funcionamiento rutinario y de buena fe de un sistema de información electrónica" (traducción nuestra), y dice que esa protección no "altera ninguna obligación de conservar información sujeta al intercambio de pruebas" (traducción nuestra). En nuestra opinión, una carta que nombra cada sistema es la forma más clara de demostrar que quien tenía las pruebas sabía qué conservar.

Lo que la carta no hace importa igual:

• No obliga a nadie a entregar pruebas. La entrega viene después, por acuerdo o mediante el intercambio formal de pruebas de una demanda (discovery).
• No abre la caja negra. Según el Código de Vehículos, sección 9951, los datos de un dispositivo de grabación instalado por el fabricante solo los puede descargar alguien distinto del dueño registrado con el consentimiento del dueño, con una orden de la corte o según una excepción limitada para investigación o reparación.
• No extiende ningún plazo. Una demanda por lesiones debe presentarse dentro de dos años según el Código de Procedimiento Civil, sección 335.1, y un reclamo contra una entidad pública debe presentarse dentro de seis meses según el Código de Gobierno, sección 911.2.
• No obliga a un tercero ajeno al caso. Una carta a una tienda o a un vecino con una cámara es un pedido; ninguna norma les exige conservar el video.
• No decide la instrucción para el jurado. Las Instrucciones de Uso (Directions for Use) dicen que la CACI No. 204 "solo debe darse si hay pruebas de ocultamiento" (traducción nuestra).

Registros de pruebas después del choque

Las pruebas después de un accidente se deciden antes de que alguien contrate a un abogado, así que la carta pide sus registros. Según el 49 CFR 382.303, el empleador de un conductor que necesita una licencia comercial debe hacerle la prueba después de cualquier choque con una muerte. Después de un choque con una lesión atendida fuera del lugar, o con un vehículo remolcado, debe hacerle la prueba solo si al conductor le ponen una multa. Si la prueba de alcohol no se hace dentro de dos horas, el empleador debe anotar por qué; deja de intentarlo a las ocho horas. Para las drogas, el límite es de 32 horas.

Camionetas y camiones de caja

La carta cambia según el vehículo. Una camioneta de 10,000 libras o menos queda fuera de las normas federales de seguridad, así que puede no haber ningún registro federal de horas; en su lugar, la carta nombra el GPS de la empresa, los registros telefónicos, las hojas de horas y los escaneos de entregas. Un camión de caja de menos de 26,001 libras no requiere licencia comercial, así que su conductor queda fuera de las pruebas federales de drogas. Un camión de caja alquilado agrega a la compañía de alquiler como destinataria. Nuestras guías sobre accidentes de camiones de caja y accidentes de camionetas de reparto de Amazon explican esos vehículos.

Excepciones a la carta habitual

• Un vehículo de la ciudad, del condado o del estado. La carta es la misma, pero el plazo de seis meses para el reclamo según el Código de Gobierno, sección 911.2, corre al mismo tiempo. Nuestra guía sobre vehículos del gobierno y del correo explica el reclamo.
• El camión ya está reparado. El caso no ha terminado. Las facturas de reparación, los pedidos de piezas y las fotos del taller se convierten en el registro del daño, y el expediente de mantenimiento de la empresa todavía existe.
• Sus propias pruebas. Las mismas reglas se aplican a las personas lesionadas. En Williams v. Russ (2008) 167 Cal.App.4th 1215, la Corte de Apelación confirmó la desestimación del caso de un demandante después de que él dejó que se destruyeran sus propios archivos. Guarde sus fotos, su teléfono y su vehículo hasta que quede documentado.
• Los registros de horas tienen más de seis meses. La carta se envía de todos modos. Los registros de mantenimiento, el registro de accidentes, el expediente del conductor y los registros de pruebas se conservan por más tiempo.

Un resultado en un caso de camión

El caso de camión que aparece en nuestros resultados surgió de un roce lateral con un tráiler en una autopista, en el que el cliente sufrió una conmoción cerebral y la primera oferta fue de $100,000. El caso llegó a un acuerdo la víspera del juicio por $6,300,000. Los expedientes de camiones dependen de lo que se pueda probar sobre la empresa y el conductor, y gran parte de esa prueba está en registros que tienen un plazo de conservación.

Próximos pasos después de un choque de camión

Una carta de preservación funciona cuando es específica y llega a todos los que tienen pruebas, y las dos cosas dependen de saber quiénes son. El paso útil hoy es una lista: el nombre de la empresa y el número USDOT de la puerta, el número del remolque, el nombre de cualquier compañía de alquiler, la compañía de grúas y la agencia que respondió. Nuestra herramienta para encontrar la empresa detrás del vehículo convierte un número USDOT en la empresa registrada.

Nuestra guía sobre las pruebas enumera cada registro y su plazo de conservación, nuestra página de abogado de accidentes de vehículos comerciales explica el reclamo completo, y nuestra página de abogado de accidentes de camión en Los Ángeles explica los casos de tráileres. Sin honorarios a menos que recuperemos dinero para usted.